Hukuk Bürolarında İş Süreçlerini İyileştiren Yenilikçi Teknolojiler

Küçük ölçekli hukuk bürolarının başarılı bir şekilde faaliyet göstermesini güçleştiren en önemli sorunları aşmanın yolu, öncelikle bu sorunların anlaşılmasından geçiyor.

Hemen hemen tüm sektörlerde küçük ölçekli işletmeler için en önemli avantajlardan biri müşterilerine kişiselleştirilmiş ve esnek hizmetler sunabilmeleridir. Ancak bununla birlikte büyümelerini, rekabette öne çıkmalarını ve başarılarını zorlaştıran çeşitli engellerle de karşı karşıya kalıyorlar. Bu zorluklar, sahip oldukları avantajı gerçek bir faydaya dönüştürebilmelerini önemli ölçüde güçleştiriyor. Bu durum, hukuk sektörü için de geçerli; küçük ölçekli bir hukuk bürosunu yönetmenin kendine özgü zorlukları bulunuyor.

Konuya en temel açıdan yaklaştığımızda, küresel çapta olduğu gibi Türkiye’de de avukatların belli başlı kaygıları arasında karmaşık yasal çerçevelerin yol açtığı zorlukların, tüm vatandaşların adalete erişimini sağlama isteğinin, insan haklarını korumanın, yasal reformları savunmanın ve siyasi zorluklar karşısında hukukun üstünlüğünü koruma mücadelelerinin yer aldığı görülebiliyor. Bununla birlikte, mesleki etik, müvekkil temsili ve hukuk mesleğinin bağımsızlığının sürdürülmesinden, ifade özgürlüğünün savunulması ve yargının bağımsızlığına ilişkin kaygıların ele alınmasına kadar çok çeşitli siyasi ve sosyal konular avukatların çalışmalarını etkileyebiliyor.

Küçük ölçekli hukuk firmalarının sahiplerinin odağında ise bünyelerindeki avukatlarının yüklerini hafifleterek onlara en iyi şekilde çalışabilecekleri bir ortam sunmak ve başarılı bir iş yürütebilmek bulunuyor. Bu doğrultuda müşteri ilişkilerini yönetmek, büronun verimli bir şekilde çalışmasını sağlamak, faturalama ve nakit akışı gibi mali süreçleri yürütmek, yeni müşteriler çekmek, hizmetlerini etkili bir şekilde pazarlamak, düzenleyici gerekliliklere hakim olup bunları yönlendirmek, rekabet üstünlüğünü sürdürmek, firma içindeki çalışanları ve sorunları etkili bir şekilde yönetmek gibi çok çeşitli sorumlulukları yerine getirmeleri gerekiyor. Bir hukuk bürosu için en önemli konu her zaman yasalar ve adalet olmakla birlikte, küçük bir işletme olarak bu duruşu koruyabilmenin ve başarılı olmanın koşulu, işlerini en etkili şekilde yönetebilmelerine bağlı oluyor. Rekabetin hayli yüksek olduğu hukuk sektöründe başarıyı hedefleyen küçük bürolar için bu nedenle karşılarındaki sorunların belirlenmesi ve anlaşılması çok önemli.

Bu yazımızda küçük hukuk bürolarının karşı karşıya kaldığı en önemli 5 problemi ele alıyoruz.

Rekabet

Küçük hukuk firmalarının sayısındaki artış, yoğun rekabete ve sınırlı kaynaklara yol açıyor. Örneğin, Türkiye Barolar Birliği’nin (TBB) son verilerine göre, ülkemizde avukat sayısı son yıllarda rekor seviyede arttı; 2012’de 78 bin olan avukat sayısı 2022 sonunda 175 bine yaklaşırken avukat sayısı son 5 yılda yüzde 64, son 10 yılda ise yüzde 123 artış gösterdi. Bu durum, rekabeti giderek artırdığı için müşterileri çekmek ve elde tutmak için müşteri hizmetleri, markalaşma ve pazarlama konularında mükemmel olmayı gerektiriyor.

Kısıtlı Kaynaklar

Kısıtlı kaynaklar, küçük ölçekli hukuk firmalarının karşılaştığı başlıca zorluklar arasında yer alıyor. Büyük firmalarla karşılaştırıldığında, küçük firmalar genellikle daha küçük bütçelere, daha az personele, ayrıca gelişmiş teknoloji ve araçlar için daha sınırlı erişime sahip. Ancak yaşadığımız dijital çağda, güçlü bir çevrimiçi varlık oluşturmak herhangi bir hukuk firmasının başarısı için çok önemli.

Küçük firmalar, dijital pazarlamadaki kaynaklarının sınırlı olması nedeniyle profesyonel ve ilgi çekici bir çevrimiçi varlık oluşturma ve sürdürme konusunda zorluk yaşayabiliyor. Örneğin, ABA (Amerika Barolar Birliği) tarafından yayınlanan 2023 teknoloji raporuna göre, bir web sitesine sahip olduğunu bildiren hukuk firmalarının yüzdesi 2023'te %87'ye düştü; bu oran 2021 ve 2022'de %94’tü. Özellikle küçük hukuk firmalarının bu konuda en geride kaldıkları görülüyor; 2-9 avukatlı firmaların yüzde 89’unun 10-49 avukatlı firmaların yüzde 95’inin ve 100 veya daha fazla avukatı olan firmaların ise yüzde 97’sinin web sitesi var.

Yine aynı rapora göre,güvenli bir müşteri portali sunma konusunda küçük firmalar, büyük rakiplerini yakalayamıyor. 500 veya daha fazla avukatın bulunduğu firmaların yüzde 66’sı güvenli bir portal sunarken, 2-49 avukatın bulunduğu firmaların sadece yaklaşık yüzde 30’u müşterilerine güvenli bir portal sağlayabiliyor. Öte yandan, ankete katılan firmaların yarısından fazlası, pazarlama için yıllık bir bütçe olmadan faaliyet gösteriyor. Ankete katılanların yalnızca yüzde 47'si, firmalarının yıllık bir pazarlama bütçesi olduğunu ifade ediyor; 2-9 avukattan oluşan firmalarda yalnızca yüzde 31'inin pazarlama bütçesi bulunuyor.

Bu durum pazarlama, müşteri kazanımı ve operasyonel verimlilik açısından daha büyük firmalarla rekabet etmeyi ciddi ölçüde zorlaştırabiliyor. Bu zorluğun üstesinden gelmek için küçük hukuk firmaları kaynak tahsisine öncelik vermeyi, uygun maliyetli teknoloji çözümlerine yatırım yapmayı ve verimliliği en üst düzeye çıkarmak için belirli görevleri dış kaynaklardan sağlamayı düşünebilir.

Müşteri Kazanımı ve Elde Tutulması

Müşteri kazanmak ve müşteriyi elde tutabilmek, bir hukuk firmasının büyümesi ve sürdürülebilirliği açısından kritik önem taşıyor. Ancak küçük hukuk firmaları genellikle tutarlı bir müşteri akışı oluşturmak ve onları uzun vadede elde tutmakta zorluk çekebiliyor. Bu zorluğun üstesinden gelmenin bazı yolları ise güçlü bir referans ağı oluşturmak, etkili pazarlama stratejileri uygulamak ve etkili müşteri hizmetleri sunmaktan geçiyor. Küçük firmaların ayrıca kulaktan kulağa yayılacak olumlu tavsiyeleri teşvik etmek için mevcut müşteri ilişkilerini geliştirmeye odaklanması da son derece önemli. Zippia’nın 2023 Hukuk Sektörü Araştırması’na göre müşterilerin yaklaşık yüzde 60’ı, hukuk bürosu tercihlerini aldıkları tavsiye üzerine yapıyor.

İş Yükü ve Zaman Yönetimi

Küçük hukuk firmaları sıklıkla iş yükü yönetimi ve zaman kısıtlamalarıyla ilgili zorluklarla karşı karşıya kalıyor. Sınırlı personel ve çok çeşitli sorumluluklar nedeniyle avukatlar ve personel, müvekkil işleri, idari görevler ve iş geliştirme çabaları arasında denge kurmakta zorlanabiliyor. Thomson Reuters araştırmasına göre küçük hukuk firmaları iş yönetimi görevleri için yüzde 40 daha fazla zaman harcamak zorunda kalıyor; bunun karşılığı ise 80 dolar/saat veya 640 dolar/gün oluyor.

Verimli zaman yönetimi tekniklerini uygulamak, mümkün olduğunda görevleri devretmek ve iş yönetimi yazılımı gibi teknoloji çözümlerinden yararlanmak, küçük firmaların üretkenliği optimize etmesine ve önemli görevlerin önceliklendirilmesini sağlamasına yardımcı olabilir.

Teknolojiye Uyum Sağlamak

Teknoloji her sektörde olduğu gibi hukuk sektöründe de hayati bir rol oynuyor ve küçük hukuk firmalarının rekabetçiliklerini koruyabilmeleri, teknolojik gelişmelere uyum sağlamalarını gerektiriyor. Ancak yeni teknolojilerin uygulanmasının maliyeti ve bunların benimsenmesi, küçük firmalar için zorlu olabiliyor.

Örneğin, ABA’nın 2019 yılı anketine katılanların yüzde 57'si birincil araç olarak masaüstü bilgisayar kullandığını bildirirken 2022'de ise ankete katılanların yüzde 41'i birincil bilgisayarı olarak masaüstü bilgisayar kullandığını bildirdi. Geriye kalan yüzde 59’luk kesim dizüstü bilgisayar kullanıyor. Mobilite yönünde bir eğilim olsa da küçük firmaların bu trendin gerisinde kaldığı görülüyor; serbest avukatların yüzde 58’i, 10-49 avukatlı firmaların yüzde 43’ü ve 2-9 avukatlı firmaların sadece yüzde 38’inde mobil çalışmanın benimsendiği görülüyor. Büyük firmalarda ise bu oran yüzde 90’a yaklaşıyor. Küçük bir firma olmanın en önemli avantajı olan çeviklik bu nedenle değerlendirilemiyor.

Öte yandan Thomson Reuters raporuna göre de 2022’de küçük hukuk firmalarının sadece yüzde 41'i yeni teknolojileri benimsedi; bu oran 2021'de yüzde 50 ve 2020'de yüzde 45'ti. Yeni teknolojilerin benimsenmesindeki bu düşüş, büyük ölçüde kısıtlı bütçelerin bir sonucu olabilir. Bunun bir başka örneği de hemen hemen her sektörde yaygın şekilde kullanılan online faturalandırma ve ödeme sistemlerinin benimsenmesinde görülüyor.ABA araştırmasına göre, avukatların çoğunluğu müvekkillerine bu hizmeti sunmuyor. Ankete katılanların yalnızca yüzde 41'i hukuk firmalarının çevrimiçi veya web siteleri aracılığıyla faturalandırma ve fatura ödeme olanağı sunduğunu ifade ediyor.

Küçük ölçekli hukuk büroları için öne çıkan tüm bu zorluklar inovasyonun, müşteri odaklı olmanın ve teknoloji kullanımının gerekliliğine dikkat çekerken, kapasiteyi ve üretkenliği yönetme konusunda stratejik planlamaya ve doğru araçların kullanımına ihtiyaç duyulduğunu gösteriyor. Bu yazıda ele alınan sorunların süreçlerinizi nasıl etkilediğini değerlendirmek, hukuk büronuzun faaliyetlerine başarıyla devam edebilmesi için ihtiyaçlarınızla birlikte, güçlü ve geliştirilmesi gereken yönlerinizi de anlamanıza yardımcı olabilir. Sorunu net bir şekilde belirlemek de sizi çözüme götürecek ilk adımdır. Küçük ölçekli bir hukuk firması olmanın kendine özgü zorluklarıyla çok yüksek bütçeler ayırmadan da mücadele edebilmek mümkün. Tüm süreçte sizi destekleyecek Vodafone Business uzmanlarıyla iletişime geçmek ve daha ayrıntılı bilgi edinmek için tıklayın.