Kriz Dönemlerinde Dayanıklı İş Modelleri Oluşturmanın Sırları
Krizler kritik sonuçlara yol açabilir. Beklenmedik krizlerin neden oldukları gelir kaybı ve temel iş süreçlerindeki aksamalar bir işletmenin sonunu dahi getirebilir. Ancak, işletmenizi etkilemeden önce krizlerle başa çıkabilmenin bazı yolları var.
Şirketler için krizlerin en can sıkıcı tarafı öngörülemez olmaları ve kendilerini hazırlıksız yakalamasıdır. Şirketler, bu konuda en fazla bir sektöre veya iş koluna yönelik olası kriz olasılıklarını değerlendirip bunlara karşı önlemler alabiliyor. Ancak beklenmedik bir alanda, beklenmedik etkilere yol açan krizlerle başa çıkabilmek bundan daha fazlasını gerektiriyor.
Örneğin, bir krizin karakterini bilmek, verilecek doğru yanıtı kavramaya katkıda bulunabilir. Daha sonra olası bir kesinti durumunda devreye girmesi gereken bir dizi düzenleme, başka bir ifadeyle bir acil durum planı, belirli bir senaryoya uygulanabilen çözümler oluşturulabilir. Başlangıç aşamasındayken ve etkileri henüz işletmenizi sarsmadan önce krizlerle başa çıkabilmenin en önemli aşamasını ise bir iş sürekliliği planı oluşturuyor.
İş Sürekliliği Planının Faydaları
- Finansal zararı sınırlar
- Süreçleri korur
- Sağlıklı kararlar almaya yardımcı olur
- İtibarı güçlendirir
İş Sürekliliği Planı Nasıl Oluşturulur?
Farklı iş sektörlerinin, işletmelerini korumak ve müşteri güvenini artırmak için farklı türde iş sürekliliği planlarına ihtiyacı olsa da tüm iş sürekliliği planları için geçerli olan birkaç temel bileşen bulunuyor.
Hedefleri belirlemek
İş sürekliliği planınız neyi başarmak için tasarlandı? Tek bir birincil hedef veya birden fazla hedef olabilir.
İş sürekliliği planlamalarının en yaygın hedefi, yıkıcı olayların sonrasında adım adım kurtarma prosedürleri sağlamaktır. Bunun dışında zayıflık tespiti, tehdit analizi, önleyici tedbirler, bozulmanın potansiyel etkisine dair net bir fikir ortaya koymak gibi başlıklar da ele alınabilir. İşletmeniz için neyin önemli olduğunu belirlediğiniz anda, iş sürekliliği planını hazırlamaya dahil olan tüm tarafların bu hedeflere odaklanmasını sağlamalısınız.
Kapsamı belirlemek
İş sürekliliği planınızın tüm kuruluşa mı yoksa belirli alanlar, süreçler veya departmanlara mı yönelik olduğunu belirleyin. Bu noktada organizasyonel yapının ve farklılıkların değerlendirilmesi önem taşıyor. Örneğin, çok uluslu bir şirket için tek bir kurumlar arası eylem planı oluşturmak, doğal olarak küçük bir start-up’a kıyasla çok daha zor olur.
Potansiyel riskleri belirlemek
Bakış açınız gerçekçi olmalı ve meydana gelmesi muhtemel olaylara göre plan yapmalısınız; örneğin, işletmenizde siber güvenlik riskleri gibi potansiyel tehditlere daha yatkın belirli alanlar ve faaliyetler veya veri ihlali cezaları gibi büyük finansal risklere yol açabilecek riskler var mı?
Risk değerlendirmesi ve kurumsal mimari ile çözüm mimarisi gibi yaklaşımları kullanarak işinizi analiz etmek, yapınızdaki ve temel işlevlerinizdeki zayıf noktaları belirlemenize yardımcı olacaktır. Bu, verilerin toplanması ve bunların bir işletmenin farklı bölümleri arasındaki ilişkileri göstermesi için haritalanmasıyla sağlanabilir. Bu sayede güvenlik açıklarının nerelerde yoğunlaştığı veya gözden kaçtığı tespit edilerek bu alanlara daha fazla dikkat ve kaynak ayrılabilir.
Kriz yanıtları oluşturmak
İş sürekliliği ekibiniz olası senaryoları modelledikten sonra, işinizin maruz kalacağı etkiyi belirleyebilirsiniz. Bu, sorunu hafifletmeye yardımcı olacak yöntemleri belirlemeyi kolaylaştırabilir. Örneğin, bir ağ kesintisi iletişime ciddi zararlar verebilir hatta iletişimi tamamen durdurabilir. Bu nedenle, böyle bir olası kriz durumunda alternatif bir iletişim kanalı belirlemeniz gerekir.
Eğitim
Kapsamlı planınızı hazırladıktan sonra, üst düzey yönetimden başlayarak tüm personelin plan konusunda bilgilendirilmesini sağlamalısınız. Bu aşamada etkili liderlik son derece önemli; liderler yalnızca planı açık bir şekilde iletmekle kalmamalı, aynı zamanda güven aşılamalı ve tüm ekip üyeleri arasında uyumu sağlamalıdır. Tıpkı bir yangın tatbikatında olduğu gibi, personelin bir kriz meydana gelmesi durumunda sorumluluklarının ne olduğunu önceden bilmesi oldukça önem taşıyor.
Bir kriz durumunda, zaman kritiktir, bu nedenle personelin senaryoya mümkün olduğunca otomatik olarak yanıt vermesi, aldıkları eğitimi kullanarak belirli bir moda ve/veya sürece geçmesi gerekir. İş sürekliliği için uygun eğitimlerin yapılması, personel arasında kapsayıcılık ve yetkilendirme duygusunu teşvik ederek şirket kültürüne de olumlu katkılarda bulunur.
Test
Bir iş sürekliliği planı oluşturmanın en önemli adımlarından biri de sağlam bir test planlamasıdır. Bunun iki nedeni bulunuyor; birincisi, prosedürlerin çalışanlar tarafından daha iyi anlaşılmasını sağlaması, ikincisi ise iyileştirilmesi gereken adımları ortaya çıkarmaya yardımcı olmasıdır.
İş sürekliliği testleri, işletmenin kritik sistemlerinde, tehdit ortamında veya yasal çerçevede gelişmeler ortaya çıktığında düzenli olarak ve sürekli olarak tekrarlanmalı. Çok fazla iş kesintisine neden olmadan yönetebileceğiniz kadar kapsamlı olmalı ve elde edilen sonuçlardan ders çıkarmak için yeterli zaman verilmelidir.
