Başarılı bir sanal etkinlik nasıl düzenlenir

Çevrimiçi bir etkinlikle müşteri topluluğunuzla ilişki kurmanın beş ana adımı

Kısıtlamalar ve sosyal mesafe muhtemelen bir süre daha hayatımızın bir parçası olacak; bu yüzden birçok büyük etkinlik ya iptal edildi ya da ertelendi.

Ama tamamen iptal etmenin bir alternatifi var: Etkinliğinizi çevrimiçi düzenleyebilirsiniz!

Müşteri, tedarikçi ve personelinizin büyük bir bölümü şu sıralar uzaktan çalışıyor olabilir. Bu yüzden, aklınızda onları ilgilendirebilecek, bilgilendirebilecek veya eğlendirebilecek bir fikir veya konu varsa sanal bir etkinlik bunu yapmanın harika bir yolu olabilir.

İnsanlar bu dönemde kendilerini iyileştirmenin yollarını arıyor ve sanal bir etkinlik bu duyguyu teşvik etmenizi sağlarken markanızla ilgilenme seviyesini artırmak için de görece ucuz bir yöntemdir.

İş liderleri bazen karmaşık ve gerçekleştirilmesi zor göründüğü için sanal etkinliklerden çekinir. Ama barındırdığı farklı unsurlara doğru biçimde yaklaşırsanız hem işletmenizi tanıtacak hem de katılanlara katma değer sunacak ilgili ve verimli bir etkinlik oluşturabilirsiniz.

Bu blog yazısında, doğru video konferans platformlarını seçmek ve gündem oluşturmaktan etkinliği mümkün olduğunca etkileşimli kılmak için hangi teknolojileri kullanmanız gerektiğine kadar her konuyu ele alacağız.

1. Doğru video konferans platformunu seçme

Hedef kitleniz sanal hale gelince dikkate alınması gerekenler değişir. Örneğin, hedef kitlenizin büyüklüğü artık mekanınızın büyüklüğüne değil kullanmayı seçtiğiniz dijital platformlara göre belirlenir.

Sanal bir etkinliğin yapılabileceği birkaç video konferans (VC) platformu mevcuttur. En popüler seçenekler şunlardır:

• Zoom
• Google Hangouts
• Skype/Skype for Business
• Cisco Webex

Her birinin olumlu ve olumsuz yönleri vardır. Bu yüzden önce hepsini araştırmak için zaman ayırmak önemlidir. Dikkate alınması gereken konular:

• Katılabilecek maksimum kişi sayısı nedir?
• Bütün katılımcıların mı yoksa sadece etkinlik sahibinin mi lisansa ihtiyacı var?
• Katılımcıların sesini kısıp açabiliyor musunuz?
• Hangi etkileşimli araçları var?
• Hem hedef kitle hem de sunucularda düzen nasıl görünecek?

2. En iyi kullanıcı deneyimine hazırlanma

Bir araya gelip sohbet eden iş arkadaşları ve müşterilerle dolu fiziksel bir toplantı mekânı olmadığından, daha etkinlik başlamadan önce heyecan yaratmanız gerekir; yani heyecan verici bir gündeminiz olmalı!

Gündeminiz, onu gördükleri anda potansiyel katılımcılarda heyecan ve merak uyandırmalıdır.

Dikkate alınması gereken bazı konular:

• Bütün sunucu oturumlarını kısa tutun (en fazla 30 dakika).
• Çokça mola planlayın ve katılımcıların ne zaman dönmeleri gerektiğini açıkça belirtin.
• Fazla miktarda içeriğiniz varsa etkinliği 2-3 güne bölmeyi düşünün.
• Sunucuları sunumlarında, Soru-Cevap, anketler, bilgi yarışmaları, kelime bulutları gibi çeşitli etkileşimli içerikler kullanmaları için teşvik edin.
• Etkinliğin düzgün biçimde gerçekleşmesi için merkezi bir sorumlu kullanın.

Bu, deneyimli konuşmacı olmalarına rağmen sunucularınız için de yeni bir deneyim olabilir. Bu yüzden, doğru tonu kullandıklarından ve etkileşimli araçları kullanmakta rahat olduklarından emin olmak için etkinlikten önce sunumlarını onlarla gözden geçirin.

Unutmayın, bir dizüstü bilgisayarın önünde oturduklarında hedef kitlenizin dikkatini odaklamak çok daha zordur, bu yüzden sanal etkinliğinizi mümkün olduğunca etkileşimli yapın.

Slido ve Mentimeter gibi araçlar, sanal konferanslara yönelik ideal ve kullanımı kolay araçlardır. Hem sunucularınızı hem de dinleyicilerinizi dahil edip rahatlatıcı bilgi yarışmaları ve anketler yapmanızı sağlarlar. Ayrıca etkinlik boyunca anketlerle geri bildirim almanızı da sağlarlar.

Test sorularını yaratarak, hem izleyici hem de sunucuymuş gibi iki taraftan da deneyerek bunları önceden (istediğiniz sanal konferans platformuyla) test ettiğinizden emin olun.

3. Etkinliği pazarlama

Pazarlama, sadece katılımcıların sayısını en üst seviyeye çıkarmak için değil, insanlara etkinliğin ne zaman olduğunu hatırlatmak için de önemlidir.

Önce etkinliğe katılmakla ilgilenecek kişilere doğrudan erişerek işe başlayın. Mevcut müşterilerinizin ilgilenebileceği bir şeyse e-posta listenize başvurun ve katılımı optimize etmek için mümkün olduğunca kişiselleştirerek dijital davetler gönderin.

Kendi kişiler havuzunuzun dışında kalanlara da etkinliğinizi reklamla tanıtabilirsiniz. Sosyal medya ve PPC (tıklama başına ödeme) reklamları vermek harika bir başlangıçtır. Ayrıca yayınlara sponsorlu içerik göndermeyi, sektörünüzdeki deneyimleyicilerle (influencer) çalışmayı veya etkinliği Eventbrite gibi sitelerde listelemeyi de deneyebilirsiniz.

Bir katılımcı kabul ettikten sonra etkinlikten birkaç gün önce mutlaka bir hatırlatma e-postası gönderin ve ihtiyaç duyabilecekleri bağlantıları veya parolaları ekleyin.

4. Etkinliği düzenleme ve geri bildirim alma

En zorlu bölümü hepsinin o gün bir araya gelmesini sağlamaktır.

Hazırlık en iyi dostunuz olacaktır. Bu yüzden etkinlikten en az bir hafta önce bütün içeriği toparlayın ve şunları yaptığınızdan emin olun:

• Tekrarlamalar veya çelişkiler olmadan içeriğin akıcı olmasını sağlamak için her bölümün üzerinden geçildi.
• Katılımı sürdürmek ve mesajlarınızın açık biçimde iletildiğini sağlamak için Soru-Cevap için yeterli zaman ayrıldı.
• İçeriği kontrol eden kişi için hangi eylemin ne zaman yapılmasının amaçlandığını ayrıntılı olarak anlatan bir metin oluşturuldu.
• Sunucular ve katılımcılar için ayrı bir IT destek ekibi hazırlandı.
• Katılımcıların etkinlikten sonra içeriğe nasıl erişebilecekleri açık biçimde belirtildi.

Son olarak, özellikle yukarıda bahsedilen etkileşimli araçlardan birini kullanıyorsanız sorular için bol bol zaman ayırın. Etkinliğin sonunda çok soru gelmesi sizi şaşırtabilir.

Katılımcıları geri bildirimde bulunmaları için teşvik edin; bunu etkileşimli araçlarla veya bir takip e-postasındaki geleneksel bir geri bildirim formuyla yapabilirler. Bu geri bildirim, etkinliğin ne kadar başarılı olduğunu değerlendirmenize, anlaşılmamış olan her bilgiyle ilgilenmenize ve sonraki sanal etkinliğinizle ilgili bilgi almanıza yardımcı olur.

Kendi sanal etkinliğinizi gerçekleştirmeyle ilgili daha fazla rehberlik isterseniz işletme danışmanlarımızdan biriyle görüşebilirsiniz.