Sanal Toplantılarda Çalışanlarınızın Dikkatini Nasıl Toplarsınız?
Araştırmalara göre, insanlar fiziksel toplantılara kıyasla sanal toplantılarda çok daha az ilgili, dikkatli ve katılımcı oluyor. Bunu aşmanın bazı yolları var.
Sanal bir toplantıdayken uykunuz geliyorsa ve esnememek için kendinizi zor tutuyorsanız yalnız değilsiniz. Çoğu sanal toplantı, insanları uyanık tutacak kadar teşvik edici değil ve bu konuda Amerikan Psikoloji Birliği tarafından yayınlanan Sanal Toplantı Yorgunluğu: Sanal Toplantıların Bilişsel Performans ve Aktif ve Pasif Yorgunluk Üzerindeki Etkisi adlı araştırma, sanal toplantılarda birçok katılımcının uyuyakaldığını veya aklının başka yerde olduğunu gösteriyor. İki küresel şirketteki yüzlerce sanal ve yüz yüze toplantı üzerine yapılan söz konusu araştırmanın da dikkat çektiği şekilde çoğu sanal toplantı, katılımcıların ilgisini canlı tutmak için yeterli olmuyor; çok kalabalıklar, çok uzunlar, çok fazla konu var ve yeterli etkileşim yok. Öte yandan bu konuda farklı araştırmacılar da benzer bir sonuca varıyor: Yüz yüze konuşmak, bireyler arasındaki artan göz teması, yüz işleme ve senkronize sinirsel aktiviteyle birlikte beynimizi daha fazla harekete geçiriyor.
Sanal Toplantı Yorgunluğu araştırması, uzaktan toplantıları yeniden düşünmeye yönelik stratejiler de sunuyor. Buna göre sanal toplantıları daha ilgi çekici hale getirmenin ve online toplantı yorgunluğunu azaltmanın bazı yolları şöyle:
Önemli bilgileri önceden paylaşın
Çoğu işyerinde uzaktan toplantılar, karar verme veya fikir alışverişinde bulunma aracı olmak yerine, bilgi paylaşmanın bir yolu haline geldi. Bunun sonucu ise çoğunlukla can sıkıntısı oluyor. Araştırma, bir toplantıya pasif katılımın insanları uykulu hale getirdiğini ve toplantı sonrasında bilişsel performansta yüzde 21'lik bir düşüşe yol açarak verimliliği olumsuz etkilediğini gösteriyor.
Sıkıcı bilgi yığınlarından kaçınmanın bir yolu, toplantı materyallerini önceden paylaşmak; böylece insanlar, yalnızca ilgili sunumu dinlemekle kalmayıp, kendi hızlarına göre bunların üzerinden geçebilirler. Bu, toplantıda zaman alıcı slayt gösterileri ve uzun anlatımlar yerine etkileşimli tartışmalara odaklanmaya yardımcı olur. Ayrıca katılımcılara materyal üzerinde önceden düşünme şansı verir, bu da daha derin ve daha işbirlikçi tartışmalar için destekleyici olabilir.
Bir stratejik planlama oturumu düşünün. Toplantıdan önce organizatörler bir önceki yılın performans raporunu, potansiyel stratejilerin ön taslağını ve bir dizi önemli tartışma sorusunu paylaşabilirler. Katılımcıların bu materyalleri önceden incelemeleri ve gözlem yaparak, soru ve önerilerle hazırlıklı gelmeleri teşvik edilebilir. Bu da aktif, bilinçli katılım anlamına gelir.
Katılımı sınırlı tutun
İnsanların pasif seyircilere dönüşmesini önlemenin bir başka yolu da sanal toplantıları az sayıda katılımcıyla yapmaktır. Herkesin bir toplantıya sadece bilgi almak için katılmasını istemek yerine, yalnızca gerekli personeli dahil ederek en iyi katılım ve performans elde edilebilir. Bu araştırmanın da gösterdiği gibi küçük gruplar iş birliği yapma ve sorunları çözme konusunda ortalama olarak büyük gruplara göre daha etkili olabiliyor.
Toplantıları kısaltın ve ara verin
Sanal toplantıların etkili olmalarını sağlamak için uzunluklarını ve yapılarını yönetmek kritik önem taşıyor. Sanal Toplantı Yorgunluğu araştırması, insanların genellikle 10 dakika içinde uykularının gelmeye başladığını ve 30 dakikadan sonra bunun önemli ölçüde arttığını gösteriyor.
Katılımcıların ilgisini korumak için toplantılar kısa, dinamik olmalı ve tartışmalar içermeli; böylece insanların pasif bir şekilde dinlemek yerine katılmaları için bir nedenleri olur. Uzun monologlar veya doğrudan slaytlardan okumak katılımcılar için sinir bozucu ve dikkat dağıtıcı olabilir.
İnsanları çoklu görev konusunda uyarın
İnsanlar toplantının kendileriyle ilgili olmadığını düşünürlerse, özellikle kameraları kapalıysa e-postalarını kontrol etmeye veya başka şeyler yapmaya başlayabilirler. Sanal Toplantı Yorgunluğu araştırması, katılımcılar kendilerini ilgisiz hissettiklerinde ve toplantı içeriğinin çaba gerektirmediğini düşündüklerinde, başka şeyler yapma (multitasking) olasılıklarının yüzde 43 daha fazla olduğunu gösteriyor. Bununla birlikte katılımcıların, yöneticilerinin “multitasking” yaptığını gördüklerinde kendi çoklu görev davranışlarını yüzde 30 artırdıkları da ifade ediliyor. Bu konuda sanal ara tartışmaları gibi etkileşimli öğeler odaklanmanın korunmasına yardımcı olabilir.
Ayrıca, birden fazla dijital medya akışının eşzamanlı kullanımını ifade eden yoğun “medya çoklu görevlerinin” (media multitasking) dikkat dağınıklığını ve hafıza sorunlarını artırabildiği yakın zamanda yapılan başka bir araştırma ile de gösteriliyor. Yani çoklu görevin çifte olumsuz etkisi var: Katılımcıların toplantı sırasında olumlu bir şey söyleme olasılığını azaltıyor ve kişilerin gerçekleştirdikleri diğer görevlerde daha az etkili olmalarına neden oluyor.
Bundan kaçınmanın en basit yolu elbette insanlardan çoklu görev yapmamalarını rica etmek ve bunu kolaylaştırmak için de toplantıda aktif katılımı teşvik edecek ve odağı korumaya yardımcı olacak sohbet veya mola alanı gibi etkileşimli öğelere yer vermek.
Sözsüz ipuçları vermeyi kolaylaştırın
Yüz ifadeleri ve diğer sözsüz ipuçları, yüz yüze görüşmeler sırasında geri bildirim sağlamada önemli bir rol oynar. İnsanların ilgili olduklarını, aktif olarak dinlediklerini gösterir ve diğer insanların düşüncelerini, tepkilerini ve niyetlerini okumalarına yardımcı olur. Ancak bu ipuçları olmadığında insanlar kendilerini izole edilmiş hissediyor ve ortak bir deneyim hissini kaybediyorlar. İnsanların, baş harflerin bulunduğu kara kutularla dolu bir ekranla karşı karşıya kalması sanal toplantıları çok sıkıcı hale getirebiliyor.
Sanal Toplantı Yorgunluğu araştırması, katılımcıların kameraları kapalıyken toplantılardaki katılım ve uyanıklık düzeylerinin, kameralar açıkken yapılan toplantılara kıyasla yüzde 23 oranında azaldığını gösteriyor. Dolayısıyla, bu sorunu çözmenin en iyi yolu, sanal toplantılar sırasında kameraları açık tutmak oluyor, böylece konuşmacı sözsüz geri bildirim alabilir. Benzer şekilde, tepki emojileri bir duyguyu hızlı ve sözsüz bir şekilde ifade edebilir ve araştırmalar, bunların şahsen kullandığımız ipuçlarının eksikliğini telafi etmeye yardımcı olabileceğini gösteriyor.
Ekranınızda kendi görüntünüzü kendinize gizleyin
Ekranda kendi görüntünüze bakmak dikkatinizi dağıtabilir. Çünkü bu öz farkındalığı artırır; insanlar kendi görünüşleri ve eylemlerinin daha fazla farkına varır ve bunlarla daha fazla ilgilenirler, bu da kaygının ve dikkat dağınıklığının artmasına neden olabilir. Bu durum, insanların dikkatlerinin tartışmadan başka yöne kayması ve etkili bir şekilde katılım sağlama yeteneklerinin azalması nedeniyle sanal toplantıları olumsuz etkileyebilir.
Bunun çözümü, katılımcıların kendi görüntülerini kendilerinden gizlemelerini sağlamak olabilir. Çoğu sanal toplantı aracı bunu yapmaya izin veriyor. Böylece katılımcı, diğer katılımcılar tarafından görünebiliyor ancak kendilerini görmedikleri için dikkatleri dağılmıyor.
Kaynak:
Kullandığı ürünler
Diğer haberler
