İşinizi Hızlandırmak İçin Teknolojiyi Nasıl Kullanabilirsiniz?

Düzensiz çalışıyoruz, bu da üretkenliğimize ve zihinsel sağlığımıza zarar veriyor. Çeşitli uygulamalar ve yaklaşımlar bu sorunu çözmek için yardımcı olabilir.

Çok hızlı çalıştığımızda yorgunluktan tükeniyoruz. Bazen de yapılması gereken işleri erteliyor ve çok az şeyi çok geç yapıyoruz ya da tek bir işe odaklanıp onu iyi bir şekilde yapmak yerine işten işe atlıyoruz.

Çalışırken, hız ve verimlilik konusunda yaşanan veya alışkanlık haline gelen birçok sorunun çözümü için teknolojiden destek alınabilir; kendimize en uygun tempoyu bulmamız için bize yardımcı olabilecek çok çeşitli uygulamalar bulunuyor.

Zamanımızı daha verimli bir şekilde planlamamızı sağlayan ve ritmimizi kaybetmeye başladığımızda bizi teşvik eden teknolojileri ve bu teknolojileri kullanmak için doğru yaklaşımları benimsemek oldukça yararlı sonuçlar verebilir. Bu konuda etkili olabilecek ipuçlarından bazıları şöyle:

Daha fazlasını yapmanız gerektiğinde,

En büyük engeliniz verimsizlikse, yani yeterince hızlı çalışmıyorsanız veya zamanınızı kötü değerlendiriyorsanız, teknoloji, gününüz için bir plan oluşturmanıza ve küçük görevleri çok daha etkili bir şekilde tamamlamanıza yardımcı olabilir. Örneğin:

• Günün belirli zamanları için hatırlatıcılardan yardım alın. Güne uzun bir görev listesine bakarak başlamak motivasyonu düşürebilir. Bu nedenle, gün içinde yapılacak her şeye bakmak yerine hem önemli işleri hem de küçük işleri uygun zamanlarda yapmak için hatırlatma bildirimlerini kullanabilirsiniz. Apple Reminders, Microsoft To Do ve Google Keep bunun için size yardımcı olabilir. Hatırlatma bildirimleri gün boyunca uygun zamanlarda iletildiği için işe uzun süreli ara verme veya erteleme alışkanlığınızı azaltabilir.

• Konuma dayalı hatırlatıcıları kullanın. Zamanlanmış hatırlatıcıların yanı sıra, belirli bir yerdeyken yapabileceklerinizi hatırlatması için konuma dayalı bildirimlerden de yararlanabilirsiniz. Bunun için telefonunuza bir işletme adı veya adresiyle birlikte bir komut yazdırmanız yeterli: Örneğin, “X bankası şubesine geldiğimde maaş bordrosu bilgilerimi güncellememi hatırlat” diyerek veya örneğin, doktora gittiğinizde bekleme salonunda geçireceğiniz zamanı verimli bir şekilde kullanmak için yapabileceğiniz işler için hatırlatmalar oluşturabilirsiniz.

• İş gününüzü oyunlaştırın. Puan veya ödüller sizi daha iyi motive ediyorsa, özel görev yönetimi uygulamalarıyla üretkenliği bir oyuna dönüştürebilirsiniz. Örneğin Todoist ile işleri tamamladıkça biriken karma puanlarını toplayabilir ve daha fazla iş yaptıkça Acemi, Büyük Usta gibi seviyelerde ilerlersiniz. Bu, adım sayacıyla aynı türden bir motivasyon kaynağı olarak düşünülebilir. Eğer, bunu gerçek bir video oyunu deneyimine dönüştürmek isterseniz de Habitica uygulamasını kullanabilirsiniz. Görev listenizi bir rol yapma oyununa dönüştüren bir mobil uygulama olan Habitica’da yapılacak işlerinizi işaretledikçe seviye atlar ve sanal ödüller kazanırsınız.

• Sıkıcı görevlerin üstesinden düşük pil gücüyle gelin. En sıkıcı bulduğumuz ve yapmak istemediğimiz işleri mümkün olan en kısa sürede ortadan kaldırmanın yolu, bazılarımız için Mark Twain'in yaklaşımından faydalanmak olabilir: “Eğer işiniz kurbağa yemekse, bunu sabah ilk iş olarak yapmak en iyisidir.”

Bazılarımız ise bu tür işleri yapmak için bir aciliyet hissine ihtiyaç duyar. Örneğin, dizüstü bilgisayarınızın pilinin son %10 veya %20’ye düştüğünü görene kadar kurbağayı kurtarmayı tercih edebilirsiniz. Bilgisayarınızın şarjı biteceği için kısa bir süre sonra kapanacağını bilmek bu aciliyet duygusunu verebilir ve hevesle yapmayacağınız bir işi yapmanın sıkıntısının kısa bir süre sonra bitebileceğini hatırlatır.

• Takvimlerden yararlanın. Bazı üretkenlik profesyonelleri takviminizi görevlerle doldurmanızı tavsiye etmese de belirli türdeki işleri doğrudan takvimde bloklamak faydalı olabilir. Böylece son teslim tarihi olan bir görevi son dakikaya bırakmadan, ne zaman tamamlamanız gerektiğini bilirsiniz.

Odaklanmanız gerektiğinde

Hızlanma konusunda en büyük engeliniz kesinti veya dikkatinizin dağılmasıysa teknoloji, dikkatinizi korumanıza ve zorlu tek bir göreve odaklanmanıza yardımcı olabilir. Örneğin:

• Planlanmış çalışma zamanı bloklarınıza odaklanma zamanları ekleyin. Günün belli saatlerini, örneğin ilk iki saatini, odak gerektiren çalışmalarınıza ayırın. “Rahatsız etme” modunu etkinleştirmek için Mac üzerinde odak ayarlarınızı kullanabilir veya Windows'ta Odak Yardımı altında kurallar oluşturabilirsiniz. Bununla birlikte ekranınızın aydınlatmasını değiştirmek veya en sevdiğiniz çalışma müziğini çalmak gibi odaklanmanıza yardımcı olacak diğer yöntemlerden de yardım alabilirsiniz.

• E-postaları belirli bir programa göre alınacak şekilde ayarlayın. Gün boyunca e-postanızı kontrol etmek alışkanlık haline gelmiş olabilir. e-Posta bildirimlerini kapatsanız bile sık sık maillerinizi kontrol ederek odağınızı sürekli olarak kesintiye uğratırsınız. E-postanızı "push" modunda (gelen mesajların gün boyunca gelen kutunuza ulaşması) bırakmak yerine, e-posta uygulamanızı genellikle e-posta uygulamanızın veya hesap ayarlarınızın altında bulabileceğiniz "fetch" seçeneğine ayarlamayı düşünebilirsiniz. “Fetch” özelliğiyle, yeni e-posta iletilerini yalnızca gelen kutunuzu bilinçli olarak yenilediğinizde veya sizin kontrol ettiğiniz bir zamanlamaya göre görürsünüz. Alternatif olarak, e-posta ve kısa mesaj programlarınızı birkaç saat arayla kapatabilir, böylece yoğun odaklanma gerektiren zorlu işlere dikkatinizi verebilirsiniz.

• Pomodoro zamanlayıcıyla aralıklı olarak çalışın. Tam bir günü kullanmak yerine sabit bir süreniz olduğunda daha iyi odaklanıyorsanız, Pomodoro Tekniği'ni temel alan bir zamanlayıcı uygulaması kullanabilirsiniz. Örneğin, zamanlayıcıyı 25 dakikaya ayarlayın ve zamanlayıcınız kapandığında beş dakika ara verin. (Pomodoro uygulamalarında genellikle molalarınızı da zamanlayabilirsiniz.) İki saat sonra 20 veya 30 dakika gibi daha uzun bir ara verin. Çalışma sürelerinizin ve molalarınızın uzunluğunu kendinize en uygun gelecek şekilde ayarlayabilirsiniz.

Yavaşlamanız gerektiğinde

Bazen işinizi hızlandırmanın en büyük zorluğu, çalışmayı gerçekten bırakmayı hatırlamaktır. Eğer vites düşürmekte zorlanıyorsanız frene basmak için teknolojiyi kullanın. Bunun için,

• İnterneti kapatın. İçinizdeki işkoliğe asi bir ergenmiş gibi davranın ve evinizdeki Wi-Fi'yi her gece belirli bir saatte kapanacak şekilde ayarlayın. TV'nizi İnternet'e bağlı tutmak ve böylece Wi-Fi kapatıldıktan sonra en sevdiğiniz yayınları izlemeye devam etmek istiyorsanız, her zaman bağlı kalması gereken TV’niz veya akıllı ışık anahtarlarınız gibi cihazlar için ayrı bir "yetişkin" profili oluşturmak üzere yönlendiricinizde ebeveyn denetimlerini kullanın ancak dizüstü bilgisayarınızın ve telefonunuzun bağlantısını kesin.