Hibrit ve Uzaktan Çalışma Yönergeleri Oluşturma

Birçok işletme, çalışanlarının üretken kalmasını sağlamak için son yıllarda hibrit ve uzaktan çalışmayı benimsemiştir. Bunun şirketlerin hayatına Covid ile birlikte girdiğinin farkındayız. Bu değişikliği yönetmenize yardımcı olmak için, burada bazı yönergelerin uygulanmasının neden önemli olduğu, neleri kapsaması gerektiği ve çalışanların bunları takip etmesini nasıl sağlayacağımız hakkında konuşacağız. Nereden başlayacağınıza emin değil misiniz? Yönergelerinizi oluşturmanız için size yardımcı olalım.

Hibrit Çalışma Nedir?

Hibrit çalışma kapsamında – örneğin ofisi olan bir şirket için – tüm personel ile haftanın birkaç günü kısmen uzaktan veya evden, kısmen de haftanın geri kalanında ofisten çalışabilecekleri konusunda bir anlaşma sağlarsınız.

Neden Hibrit Çalışma?

Giderek daha fazla işletme, çalışanlara daha fazla esneklik ve özerklik sağlamak için hibrit çalışma modellerine yöneliyor. Hibrit çalışma, çalışanların ihtiyaçlarına en uygun çalışma ortamı türünü seçmelerine olanak tanır. Bu, çalışanların moralini ve memnuniyetini büyük ölçüde artırabilir ve geleneksel bir ofis alanına olan ihtiyacı ortadan kaldırarak işletmeler için maliyetleri düşürmeye yardımcı olabilir. Kapsamlı bir kılavuz seti ile işletmeler hibrit çalışmayı başarılı hale getirebilir ve daha esnek ve uygun maliyetli bir çalışma ortamının faydasını görebilirler.

Farklı Çalışma Yolları (Hibrit veya Uzaktan çalışmanın sınırları)

• Hibrit çalışma

  Uzaktan ve ofiste çalışmanın bir kombinasyonudur, evden ve ofiste çalışmak arasında daha fazla esneklik ve denge sağlar.

• Uzaktan çalışma

  Çalışanların evden veya başka bir uzak konumdan çalışmasını sağlayarak daha fazla kolaylık ve esneklik sağlar.

• Esnek çalışma

  Çalışanların kendi çalışma saatlerini veya düzenini seçmelerine izin vererek, onlara iş yaşam dengeleri üzerinde daha fazla özerklik ve kontrol sağlar.

• Yarı zamanlı çalışma

  Haftada 5 günden az veya 40 saatten az çalışma.

• İş paylaşımı

  2 çalışanın bir rolü paylaşmasına izin verme.

• Sıkıştırılmış çalışma haftaları

  Örneğin standart saatte çalışma, ancak 5 değil 4 güne sıkıştırma.

• Kademeli çalışma saatleri

  Çalışanların şirket tanımlı seçenekler listesinden kendi başlangıç ve bitiş zamanlarını seçtikleri düzen.

Ekibiniz için Doğru Ofis ve Uzaktan Çalışma Dengesini Bulma

Her şirketin, sağladığı hizmetlerin niteliğine bağlı olarak farklı becerilere, rollere ve çalışma uygulamalarına ihtiyacı vardır. Doğru ofis ve uzaktan çalışma dengesini bulmak için işletmenizin standart çalışma prosedürlerine, üstlenilen işin türüne ve bunu tamamlamanın en etkili yoluna bir göz atın. Bu, işletmeniz için operasyonlarınızı yeniden tanımlamanıza ve düzene sokmanıza yardımcı olan hayati bir stratejik hamle olabilir.

Doğru dengeyi bulmanıza yardımcı olacak en büyük hususlardan bazıları hakkında konuşalım:

1. Ofise kaç gün ve ne zaman gelineceğine karar vermek

Birçok şirket, çalışanlarının her hafta ofiste en az iki gün çalışmasını şart koşarak, aralarında kişisel bir bağ kurmalarına ve meslektaşlarıyla şahsen işbirliği yapmalarına olanak tanıdı. Bu, işletmeniz için uygun olmayabilir, bu nedenle tüm alternatifleri göz önünde bulundurun.

2. Öğle yemeği saati için mola süresi

Öğle yemeği saati, iş gününün önemli bir parçasıdır. Mutlu, üretken çalışanlar isteyen işletmeler genellikle çalışanlarını öğle saatlerini yürüyüşe çıkmak, besleyici bir yemek yemek veya bir hobi için kullanmaya teşvik eder. Masanızda yemek yemek gibi öğle yemeği saatinde çoklu görevler yapmanız önerilmez. Çalışanların diğer meslektaşlarının öğle arasında mola verme ihtiyacına dikkat etmeleri için beklentiler belirlemek de önemlidir.

3. Oturum açma/kapama süreleri ve prosedürleri

Birçok şirket, bireysel çalışan ve işletme için en iyi neyin işe yaradığına bağlı olarak oturum açma/kapama sürelerini esnek hale getirir. Bu modelde çalışanlar, yöneticilerine tercih ettikleri oturum açma/kapama sürelerini ve bunlarda yapılacak değişiklikleri bildirir. Bu saatler, çalışanların kararlaştırılan saatlerinde çalıştıklarından ve uygun molalar verdiklerinden emin olmak için izlenir.

4. İzin talepleri

Çalışanların izinlerini talep etmeleri ve izlemeleri için bir politika oluşturun. Bu politikanın izin isteklerini onaylamanın veya reddetmenin ve uygun şekilde izlemenin bir yolunu sağladığından emin olun. Bu, herkesin çakışma olmadan izin alabilmesini sağlayacaktır.

5. Araçlar ve teknoloji

Hibrit ve uzaktan çalışma kılavuzları oluşturmanın en önemli yönlerinden biri, çalışanların işlerini etkin bir şekilde yapabilmeleri için gerekli ekipman ve eğitime sahip olmalarını sağlamaktır. Bu, çalışanların aşağıdakiler gibi doğru araçlara ve teknolojiye erişebilmelerini sağlamayı içerir:

• Anlık mesajlaşma araçları
• Video konferans
• Zaman izleme yazılımı
• Proje yönetim yazılımı

Çalışanların şirketin güvenlik protokollerini ve veri koruma ve gizlilik gibi uymaları gereken diğer politikaları anlamalarını sağlamak da önemlidir.

Başarılı hibrit ve uzaktan çalışma yönergeleri oluşturmanın anahtarı

Hibrit bir çalışma şekli kurmak isteyen her tür şirket için temel endişe, ekip üyelerinin nerede bulunduğuna bakılmaksızın bir güven, işbirliği ve net iletişim kültürü oluşturmaktır.

Son olarak, çalışanların gerekli kaynaklara ve desteğe erişebilmelerini sağlamak önemlidir. Bu, ruh sağlığı hizmetlerine erişimi, kariyer geliştirme fırsatlarını ve desteklendiğini, üretken olduğunu ve motive olduğunu hissetmek için ihtiyaç duyulabilecek diğer kaynakları içerebilir. Bu konularda da çalışanlara destek olmanız önemlidir.