Dijitalleşmeyi Akıllı Süreç Yönetimiyle Destekleyin

Şirketinizin geleceğe hazır olmasını nasıl sağlayabilirsiniz? Yanıt, başarınızı belirleyecekken önemli faktörün yani dijitalleşmenin doğru bir şekilde uygulanmasından geçiyor. Size bunun yolunu açacak Akıllı Süreç Yönetimi Çözümlerini keşfedin.

Vodafone Business tarafından yapılan Fit for the Future araştırmasına göre, şirketlerin geleceğe hazır olmasını sağlayan 6 önemli özellikbulunuyor. Bu özellikler şöyle sıralanıyor: Değişimi olumlu karşılamak, yeni teknolojilere açık olmak, teknoloji yol haritaları hazırlamak, ayrıntılı stratejiler geliştirmek, güncel teknolojileri kullanmak ve yeniliklere uyum sağlamak. Ancak, diger tarafta da geleceğin gerekliliklerine yanıt vermeyi zorlaştıran unsurlar var.

Örnegin, giderek artan ve çesitlenen müşteri taleplerini karşılamak, hibrit çalışma modelleri arasında dengeyi kurabilmek ve çalışan-teknoloji ilişkisini en verimli şekilde kullanmanın yollarını bulmak birçok farklı sektörün ortak sorunlarından sadece bazıları.

Bununla birlikte, ABD merkezli danışmanlık firması Prophet tarafından yayınlanan ve dijital dönüşümde basarılı olan ve başarılı olmak için mücadele eden işletmeler arasındaki temel farklara dikkat çeken 2023 Dijital Dönüşümde Durum Raporu da bunları destekleyen sonuçlar sunuyor. Raporda, Kuzey Amerika, Avrupa ve Asya’da farklı sektörlerden 600’ün üzerinde yöneticiyle yapılan anketten öne çıkanlar söyle:

• Şirketlerin çoğunluğu (%45) dijital dönüşüm için en büyük hedef olarak ticari büyümeyi seçerken, bunu inovasyon (%45) ve verimlilik (%42) izliyor.
• En iyi performans gösteren şirketler, dijital dönüşüm başarısını ölçmek için inovasyon (%36) ve dijital okuryazarlık (%32) gibi metrikleri izlerken, ortalama performans gösterenler ise performansını (%42) ve verimliliği (%40) takip ediyor.
• Kısıtlı bütçelerin (%34) ve değişime dirençli bir kültürün (%27) başarılı bir dijital dönüşümün önündeki en büyük engeller olduğu görülüyor.
• Zorlu ekonomik dönemlere rağmen, dijital olarak olgun şirketlerin %42’si bu yıl dijital dönüşüm çabalarını hızlandırıyor.
• En iyi performans gösteren şirketlerin dijital dönüşümleri CEO tarafından (%33) yönetiliyor.
• Şirketler için en önemli dönüşüm önceliklerinin teknolojiyi yükseltmek (%50), operasyonel verimliliğe ulaşmak (%34) ve verilerden daha fazla değer elde etmek (%32) olduğu görülüyor.

Söz konusu araştırma ve raporun dışında sayısız çalısmanın da gösterdiği gibi, gelecek; bakış açılarının, yeteneklerinin ve liderlik görevlerinin merkezine teknolojiyi koyan şirketlere ait olacak.

Dijitalleşme Sürecinde Üst Düzey Yöneticilerin Rolü

Dijital dönüşümün konusu bir işletmenin çalışma seklini değiştirmek, onu çevik ve veri merkezli bir organizasyon haline getirmektir. Dolayısıyla tek seferde atılan bir adım değil, evrimsel bir sürecin sonucudur. Bu süreçte değişiklikleri ölçmek ve karşılaştırmak, böylece faydalı olup olmadıklarını anlamak ve buna göre ilerlemek gerekiyor. Diğer taraftan, dijital dönüşümün zor bir süreç olabildiği de inkâr edilemez. Bu noktada başarı için üst yönetimin katılımı da kritik bir önem taşıyor.

InterSystems Satıs Mühendisleri Yöneticisi Jon Payne, CEO Today dergisinde yayınlanan makalesinde, dijitallesme sürecine üst düzey yönetimden katılımın neden önemli olduğunu su sözlerle ifade ediyor:

"Dijital dönüşüme yaklaşmanın en etkili ve en az riskli yolu, bir iş birimiyle başlamak olabilir. Bu yöntem, işletmenin ögrendiklerini zaman geçtikçe sirketin diger bölümlerine uygulamasına olanak tanır. Bir kerede çok fazla değisiklik yapmak mümkün değil ve bu, üst düzey yöneticinin (C-level) sürecin kontrolünü kaybetmesi anlamına gelebilir. C-level, planlama aşamasından uygulamaya kadar tüm sürece dahil olmalı. Ancak bu, yetki vermemeleri gerektiği anlamına gelmiyor. (…) C-level yöneticilerin günlük uygulamaları yönlendirmesi pek mümkün olmasa da sürekli desteği ve katılımı çok önemli."

Jon Payne, InterSystems Satış Mühendisleri Yöneticisi     

Dijitalleşme Yolculuğunda Akıllı Süreç Yönetimi

Bir dijitallesme çözümü olan Akıllı Süreç Yönetimi, sirketinizde tekrarlanabilir görevleri sistematikleştirirken, bu görevlerin çok daha az iş gücü ile devam etmesine yardımcı olan bir yol sunarak dijital dönüsüm sürecinizi kolay ve uygun maliyetli bir destekle güçlendiriyor.

Vodafone Business tarafından sunulan Akıllı Süreç Yönetimi Çözümleri sayesinde Excel’deki bilgilerin dijital ortama aktarılması, operasyonlarınızın hızını artırırken kayda deger zaman tasarrufları saglıyor. Örnegin, ortalama 18 saat süren sahadan kağıt formlarla toplanan verinin merkeze ulasma süreci Akıllı Süreç Yönetimi’nde yer alan Görev Yönetimi Modülü sayesinde sahadan mobil formlar ile toplanan verinin merkeze e-posta ile konum zaman damgalı ulaşmasıyla eş zamanlı gerçekleşebiliyor. 2 çalışanın bu kağıtlardaki verileri bilgisayara geçirmesi günlük toplam ortalama 8 saat alırken, Görev Yönetimi’nin aktivite ekranında günlük iş planını aynı anda güncellemek mümkün oluyor. Aynı sekilde, çalışanın bilgisayara geçirdiği verileri rapora dönüştürüp sunması günlük ortalama 1 saat alırken, Görev Yönetimi sayesinde filtrelenebilir ve analiz edilebilir raporlara erişim süresi toplam 3 dakikaya düşüyor.

Ölçümlenebilir ve kolay raporlanabilir veriler sayesinde çalışanlarınızın iş yükü hafiflerken, örneğin, satış ve pazarlama departmanları gibi veriye hızlı erişimin önemli olduğu iş süreçlerinde dijital veri kütüphanesi ile ihtiyaç duyulan bilgilere saniyeler içinde ulaşmak mümkün hale geliyor. Satıs departmanınızdaki görevlilerin tüm satın alma taleplerini fiziki arşivlerden bulmak için harcadıkları 18 dakika, Vodafone Business Akıllı Süreç Yönetimi Çözümlerinde yer alan Satın Alma Yönetimi Modülü ile geçmis ve güncel raporlara, karşılaştırma tablolarına 1 dakikada erişim sunuyor. Vodafone Business Akıllı Süreç Yönetimi Çözümlerini oluşturan 13 modülden Stok Yönetimi de ortalama üç gün alan stok sayım kontrol süresini 1 günün altına düşürüyor. Aynı şekilde, 4 gün gerektiren eksik stok tespiti ve tedarikini 1 güne indiriyor. Ürün ve Envanter Yönetimi ve Stok Yönetimi modülleriyle depo sayısı, ürün çesitliliği ve depolardaki toplam envanter sayısının takibini sağlıyor, stok akışının takibi ile stok yönetimini kolay hale geliyor.

Uygulama, özellikle insan kaynakları süreçlerinde kolay takip olanağı saglıyor ve zaman kazandırıyor. Personele ait tüm evraklara ve bilgilere Insan Kaynakları Modülü’nden ulaşılabiliyor. Bu modül altında izin talepleri alınıp izin yönetimi, izin tanımları yapılabiliyor. Normalde personel izin süreçlerini kâgıt formlar üzerinden tamamlamak için gereken 4 gün, mobil uygulama ile 2 günden daha kısa bir sürede tamamlanabiliyor. Ayrıca, personele ait tüm masraf islemleri de Masraf Yönetim Modülü ile takip edilebiliyor. Uygulama sayesinde personelin giriş çıkışlarının kontrol edilmesi kolaylaşırken, Avans Yönetimi Modülü ile çalışanların avans talepleri kolayca yönetiliyor. Aday Personel Yönetimi Modülü’nde ise potansiyel personel için havuz oluşturuluyor, ise alım süreçleri dijitallestiriliyor.

Görev Yönetimi, Satın Alma Yönetimi, Stok ve Envanter Takibi, Insan Kaynakları modülleri ile birlikte Akıllı Süreç Yönetimi Çözümü’nde 13 farklı modül bulunuyor. Sirketin organizasyon seması, isletme bilgileri, isletme evrak listeleri, depo, sube ve bölüm bilgileri, sirket takvimi gibi genel bilgiler Organizasyon Modülü altında tutuluyor. Ortak takvimlere tek bir yerden erişim, işleri kolaylaştırıyor.

Vodafone Business Akıllı Süreç Yönetimi Çözümü’nün Sağladığı Faydalar

Vodafone’un Akıllı Süreç Yönetimi Çözümü, insan kaynaklarından envanter takibine, muhasebe işlerinden cari yönetime kadar tüm süreçleri dijitalleştirirken kaynakları doğru kullanmayı, tüm süreçleri tek bir ekrandan raporlayıp takip etmeyi sağlıyor. Çok rahat kullanıma sahip bir arayüze sahip oldugu için tüm dijitallesme süreci çok kolay bir sekilde yapılabiliyor. Vodafone Akıllı Süreç Yönetimi Çözümleriyle kazanabileceğiniz çok sayıda fayda var. Örneğin;

• Ölçümlenebilir veriler sayesinde plan sürecinizi kolaylaştırabilirsiniz.
• Personel izin süreçlerinde %60 oranında zamandan tasarruf sağlayabilirsiniz.
• Anlık müdahale sayesinde müsteri şikâyetlerinizi aylık %51,4 oranında azaltabilirsiniz.
• Doğru rota planlamasıyla %15 oranında yakıt tasarrufu yapabilirsiniz.

Akıllı Süreç Yönetimi Çözümü, kullandığınız diğer sistemlerle de entegre olabiliyor. Müşteri web sayfaları, bankalar, araç takip sistemleri, muhasebe uygulamaları, e-fatura uygulamaları, LDAP-Active Directory, SMS portalları, yemek kartları, PDKS cihazları, sanal POS platformları, çagrı merkezi uygulamaları sistemleri ile entegrasyon sayesinde diğer sistemlerdeki veriler de kolayca uygulamaya aktarılabiliyor.

Donanım gerektirmeyen bir bulut çözümü olduğu için yerinde kurulum gerektirmiyor ve kullanıcılar kurulumu, sağlanan videolarla kendileri kolayca yapabiliyor. Kurulum isteyen işletmeler için ise Vodafone Business satış sonrası destek uzmanları uzaktan ya da yerinde egitimlerle destek veriyor. Uygulamanın sagladıgı önemli bir özellik de erisilebilecek bilgilerin çalışana göre özelleştirilebilmesi.

Örneğin, IK yöneticisi sadece IK Modülü’nü görüntüleyebilirken, satış yöneticisi ise Görev Yönetim Modülü gibi satış sürecini destekleyen modülleri görüntüleyebiliyor. Dijitalleşmenin genelde çok maliyetli olduğu düşünülse de Akıllı Süreç Yönetimi şirketin dijitalleşmesini çok uygun bir maliyetle gerçekleştirmesini saglıyor. Üstelik tüm büyüklükteki işletmeler bu kapsamlı çözümden ilk ay ücretsiz faydalanabiliyor.