Uzun vadede uzaktan çalışma

Sürdürülebilir ve başarılı uzaktan çalışma sistemine yönelik beş adım

COVID-19 pandemisinin başında birçok küçük işletme, uzaktan çalışma için temel araçları kullanarak çalışmalarını sağlamak veya sürdürmek üzere harika bir iş çıkardı.

Ama uzun vadede verimli çalışmayı sağlayan araçlarla işletmenizin sadece hayatta kalmasını değil, aynı zamanda gelişmesini garantilemek harika olmaz mı?

Çalışanlarınızın, öngörülebilir bir gelecek boyunca uzaktan -ve mutlu- bir şekilde çalışmalarının sağlanması ve gerekli araçlarla donatılması için birkaç yol sunuyoruz.

• Çalışanlarınızın uzaktan kurulumlarını tekrar değerlendirme

İşletmeler, bir dizüstü bilgisayar ve internet bağlantısıyla başlayan uzaktan çalışmanın temel hususlarına hızla uyum sağladı. Ama şimdi evdeki kurulumları tekrar değerlendirme ve tekrar ayarlama zamanı geldi.

• Çalışanlar başlarda kendi dizüstü bilgisayarlarını veya akıllı telefonlarını kullanmış olabilir. Ancak personele profesyonel aygıtlar sağlamak veri güvenliğini artırabilir.
• Daha iyi donanım çalışan refahını sürdürmeye yardım edebilir: Doğru monitörü, fareyi ve klavyeyi sağlamak, çalışanlarınızın bireysel ihtiyaçlarına uyan rahat bir iş istasyonu tasarlamalarına yardım eder.
• Kötü internet bağlantısı başlarda ufak bir sıkıntı gibi görünebilir ama zaman içinde verimliliği engeller. Vodafone'un 4.5G ağlarını kullanarak WiFi'a erişim sağlayan RedBox gibi ürünler, ekibinizdeki herkese daha güvenilir bağlantı sağlayabilir.
• En önemlisi de herkesin, verileri ve sistemleri güvende tutmak için ile ilgili temel hususları sağladığından emin olmalısınız.

Ekibinizin eksiklerini öğrenmenin en iyi yolu doğrudan onlarla konuşmaktır. Bu şekilde boşlukların nerede olduğunu anlayıp bunları düzeltmek için bir plan oluşturabilirsiniz.

• İş süreçlerinizi yeniden düşünme

Aynı şekilde, şu ana kadar hangi uzaktan iş süreçlerini kurabildiğinizi tekrar gözden geçirmeye değer. Hangi işlevler iyi çalışıyor? Hangileri iyileştirilebilir?

Yöneticilerle konuşmak ve şirket genelinde anketler yapmak fikir ve potansiyel çözümler sağlamaya yardım edebilir.

Zorlukların olduğu yerlerde şu soruyu kendinize sorun: Bu bir iletişim sorunu mu? Sahip olduğumuz teknolojiden daha iyi yararlanabilir miyiz, yoksa yeni araçlara mı ihtiyacımız var? Personel verimliliğini ve katılımını destekleyebileceğimiz başka yollar var mı?

Bu, önümüzdeki aylara yönelik olarak, özellikle ekipler işyerine dönmeye başladığında planlamaya yönelik bilgiler sağlayabilir.

• Personele uzaktan teknik sorun desteği

Kısmen de olsa herkesin kurulumu biraz farklı olacağı için uzaktan çalışma sisteminde IT sorunları daha yaygın olacaktır. Uzaktan teknik desteğinizi nasıl iyileştirebilirsiniz?

• Çalışanlar için ilk başvuru kanalı olarak en yaygın uzaktan çalışma sorunlarını ele alan bir kaynak grubu oluşturun.
• Çözümleri açıklayarak personeli, sorunları kendilerinin çözmeye çalışması için teşvik edip destekleyin.
• Bir IT uzmanından destek gerekli olduğunda çözümleri doğrudan uygulamak için bir uzaktan bağlantı aracı kullanmayı deneyin.
• Personelin verimliliği engelleyebilecek "daha az acil" IT sorunlarını tartışabilmeleri için haftada bir anlık oturumlar yapmayı düşünün.

• Yeni başlayan ekip üyelerini etkili biçimde işe alıştırma

Bir işletme olarak yeni çalışanları işe alıştırma aşamasına gelmiş olabilirsiniz veya tam uzaktan çalışmaya geçerken ekibe yeni birisi katılmış olabilir. Yüz yüze görüşemediğiniz için bazı şeyler zor olsa da süreci kolaylaştırmanın ve ekip üyelerinin ihtiyacı olanı almalarını sağlamanın bazı yolları vardır:

• Yeni çalışanların halihazırda neye sahip olduğunu ve neye ihtiyaç duyduğunu kolayca değerlendirebilmek için önemli ekipmanlarla ilgili bir kontrol listesi oluşturun.
• Yeni başlayanlara kurulumları tanıtmak ve sistemlerinizi açıklamak için 30 dakikalık bir "uzaktan çalışmaya giriş oturumu" düzenleyin.
• Office 365 gibi bulut tabanlı bilgi paylaşım araçlarını kullanmanın, birden çok eki e-posta ile göndermek yerine, yeni personeli ihtiyaç duyduğu bilgilere yönlendirmeyi kolaylaştırabileceğini unutmayın.

Temel uygulamalarınız için çevrimiçi eğitime bağlantılar sağladığınızdan emin olun. Birçok yazılım satıcısının çok sayıda kaynağı vardır.

• Bağlı kalma

İletişim araçları, hem işbirliği hem de güçlü bir şirket kültürünü korumak için kuvvetli araçlar olabilir.

Sanal kahve molaları, doğrudan ekibinizin dışındaki kişilerle "mutfak sohbetleri", hatta şirket içi sosyal medya etkinlikleri herkesin olumlu ve ilgili kalmasına yardımcı olabilir.

Ekibinizi ilgili ve verimli kılabilecek araçlar ve uygulamalar hakkında daha fazlasını öğrenmek için sıradakiuzaktan çalışma ile verimliliği sürdürmek  adlı yazımıza başvurun.

Uzun vadeli başarı

Uzaktan çalışma birçok işletme için bir zorunluluk haline geldi. Doğru şekilde uygulandığında daha fazla esneklik, yaratıcılık ve rahatlık sunabilir.

Uzaktan çalışma kalıplarını şimdi tekrar değerlendirmek için zaman ayırmak, "yeni normali" yönlendirirken iş sürekliliğini destekler ve gelecekte kuruluşlara yarar sağlamaya devam eder.

Uzaktan işgücünüzü kurmaya ve sürdürmeye dair özel destek için V-hub’daki Dijital Danışmanlarımızile görüşün.