Uzaktan çalışma ile verimliliği sürdürme

Nerede olurlarsa olsunlar ekip verimliliğini sürdürmek için üç temel ipucu

COVID-19 sebebiyle çalışanların küresel pandemiyle savaşma ve yerel karantina kurallarına uyma konusunda yardımcı olmak için evden çalışmaya teşvik edilmesi üzerine dünyanın her yerinde işyerlerinin kapılarını kapattığına tanık olduk.

İşletmeler, çalışanlarını desteklemek için bu yeni çalışma tarzına hızla uyum sağlayarak harika bir iş çıkardı. Ancak şimdi, performansınızı mükemmel hale getirmek için daha fazlasını yapma fırsatına sahipsiniz.

Sizinle, işletmenizin verimliliğini korumak için uygun uzaktan çalışma yöntemlerini teşvik ederek çalışanlarınızın refahını nasıl sağlayacağınızı paylaşacağız.

Ayrıca, işletmenizin ilerlemeye devam etmesi için ihtiyaç duyduğu teknoloji rehberliği ile birlikte iletişim ve işbirliğini de keşfe çıkacağız.

İnsanların refahını koruma ve verimliliği en üst seviyeye çıkarma

Çalışanların ruhsal sağlığını desteklemek herkesin gündeminde üst sıralarda yer almalıdır. Oxford Üniversitesi'nin yakın zamanda yaptığı bir araştırma, mutlu çalışanların mutsuz çalışanlardan %13 oranında daha verimli olduğunu ortaya koyuyor. Çalışanlarınızın uzaktan çalışma ortamı hakkında gönüllü olarak katılacakları bir anket düzenlemek, onların mutlu olduklarından emin olmanın iyi bir yoludur.

Yeni bir ortam alışılan çalışma düzenini bozabileceğinden, insanların uzaktan çalışırken dikkatinin dağılması genellikle karşılaşılan ilk sorundur.

Çalışanları bildirimlerini kapatarak gelen kutusu kontrollerini planlamak ve mümkünse bu kontrolleri günde iki ya da üç kez ile sınırlı tutmak gibi iyi alışkanlıklara teşvik edin. Tek bir bildirim, çalışanın dikkatini 23 dakikalığına dağıtabilir.

Çalışanların tüm toplantılar, görüşmeler ve olası ailevi sorumluklar arasında odaklanmaya zaman ayırmalarına yardımcı olabilecek araçlar mevcuttur:

• Outlook'un MyAnalytics kişisel panosu, insanların zamanlarını nasıl kullandıklarını anlamalarına ve işlerine odaklanmak için zamanlarını ayarlamanın yeni yollarını bulmalarına yardımcı olabilir.
• Dijital asistanlar, yoğun zaman gerektiren aktiviteleri kolaylaştırabilir. Calender.help, Microsoft'un akıllı kişisel asistanı olan Cortana'yı e-postanızın Cc kısmına eklediğinizde her iki taraf için de uygun bir toplantı zamanı bulmaya çalışarak harika bir iş çıkarır.
• Outlook eklentisi olan Findtime ve ai adlı akıllı asistan gibi diğer yazılımlar, çalışanlarınızın zamandan tasarruf etmesine yardımcı olabilir.

Teknolojik bir değişim kadar kültürel bir değişimi de teşvik ettiğinizi unutmayın. Bu yüzden, mesai sonrası iletişimi önleyerek, esnek ve anlayışlı bir atmosfer oluşturarak örnek olursanız çalışanlarınız sizi takip edecektir.

• İletişimi geliştirme

Uzaktan çalışan bir ekip için bilgi paylaşımı ve bilginin anlaşılmasını sağlamak çok daha zordur.

İlk adım, herkesin aynı fikirde olduğundan emin olmaktır. Paylaşılan görüşleri ve hedefleri yeniden doğrulayın, herkesin bu doğrultudaki görevini bildiğinden emin olun ve iletişim ağını yeniden kurun.

• Çalışanlar uzaktayken video konferans araçları paha biçilmez bir kaynaktır. Ekip üyeleri arasındaki ilişkilerin sürdürülmesine yardım eder ve önemli ölçüde zaman kazandırır.
• E-posta yerine anlık mesajlaşma artık daha çok tercih edildiğinden, uzaktan çalışmayla ilgili vakit alan birçok konuda Microsoft Teams yolunuzu bulmanıza yardımcı olabilir. Microsoft Teams ile kurumunuzdaki herhangi bir çalışan ile kolayca video konferans ayarlanabilirsiniz. Ayrıca, tüm özellikleri Microsoft 365 ile aynı güvenlik ve uyumluluk seviyesine sahiptir.
• Zamanınızı verimli kullanın: Küçük talepler için 30 dakikalık bir video görüşmesi ayarlamak yerine iş arkadaşlarınız ve müşterilerinizle hızlı bir telefon görüşmesi yapın. Bu, video görüşmelerinden kaynaklanan yorgunluğu hafifletmeye ve çalışan verimliliğini ve refahını artırmaya yardımcı olacakUzaktan çalışma ile verimliliği sürdürmetır.

Ekiplerle ve ekipler arası gündelik toplantıları teşvik etmeyi ve planlamayı unutmayın. Bunlar yalnızca ilişkilerin sürdürülmesine yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda bir "refah kontrolü" işlevi görebilir.

Bu dönem, bazı insanlar için diğerlerine göre daha zor olacaktır ancak yardım eli uzatmak ve iyi olup olmadığını sormak için zaman ayırmadığınız sürece kimin zor zamanlar geçirdiğini bilemezseniz.

• İşbirliğini destekleme

Hepimiz işbirliğinin başarı için ne kadar önemli olduğunun farkındayız. Ancak artık uzaktan çalışma sistemine geçildiğinden, ekiplerin hâlâ birlikte çalışabileceklerini hissetmeleri her zamankinden daha da önemli hale geldi.

Bu yüzden olabildiğince işbirliği içinde çalışmak için yeni yollar keşfedin:

• Gerçek zamanlı belge düzenleme uygulamaları karışıklığı azaltmaya, onay ve geribildirim sürecini hızlandırmaya yardımcı olabilir.
• Sunduğu hizmetler geniş kapsamlı ve uzaktan çalışma için ideal olduğundan işletmenizi buluta taşıma konusunu değerlendirin. Çalışanlarınızın uygulamalara, e-postalara, verilere ve çok daha fazlasına dünyanın her yerinden kolayca erişmesine olanak tanır.
• Ayrıca bulut sistemi, iş açısından kritik öneme sahip bilgilerinizin güvenliğini sağlamada daha yararlı olabilir. Backup-as-a-Service (BaaS) gibi özellikler, bir güvenlik ihlali olsa bile kesinti süresince güvende olmanızı sağlar.

İşletmenizi korumakla ilgili daha özel bir rehber için blogumuzda bulunan  yazımıza göz atın.

Verimlilik ve işbirliği araçları hakkında özel destek almak için ile görüşün.