Sanal Ofislere Yönelik Bir Kılavuz

Geleneksel ofis alanı bir zamanlar sonsuz sayıda masa, klavyelerin sürekli ama biraz da tatmin edici sesi ve boş toplantı odaları anlamına geliyordu. Artık bir ofis her yerde olabilir.

Uzaktan çalışmanın patlaması ve çevrimiçi yazılımdaki artan yeterlilik, sanal ofislerin popülaritesinin son zamanlarda artması anlamına geliyor. En büyük küresel şirketlerin yarısı ofis alanını azaltmayı planlarken, sanal ofisler artık işletmelerin fiziksel bir ofisin değerini korurken uzaktan çalışmasına olanak tanıyan pratik bir hibrit işyeri platformu haline geldi.

Peki sanal bir ofisin işletmeniz için uygun olup olmadığını nasıl anlarsınız?

Sanal Ofis Nedir?

Sanal ofis, gerçek alanı olmayan bir çalışma alanıdır. Masa veya sandalye yok, yönetilmesi gereken dinlenme odaları yok veya öğle yemeğinizi kimin çaldığını ortaya çıkarmak için gizli soruşturmalar yok; yalnızca işletmenizin genel merkezi olarak bilinen bir yer. Sanal ofis, işletmelerin posta açma hizmetleri, telefon yanıtlama ve toplantı odası olanakları gibi idari hizmetlerden yararlanmasına olanak tanır. İş adresiniz yüzlerce kilometre uzakta olabilir ancak sanal ofisiniz her yerde olabilir.

İşletmeler Sanal Ofisi Nasıl Kullanabilir?

Sanal ofisler, maliyetleri düşük tutarken profesyonel bir görünümü korudukları için yeni kurulan şirketler ve KOBİ'ler arasında popülerdir. Zoom gibi görüntülü arama yazılımları ,Slack ve Monday gibi ekip üretkenliği yazılımları sayesinde, bazı işletmeler için fiziksel bir ofis alanı kiralamak artık bir zorunluluk değil. İster inanın ister inanmayın, aşağıdakiler de dahil olmak üzere ihtiyacınız olan ofis destek hizmetlerine erişmeye devam ederken bir sanal ofise sahip olabilirsiniz:

• Telefonla ve şahsen resepsiyon hizmetleri
• Çağrı yanıtlama ve işleme
• Posta açma ve tarama
• Kiralık toplantı odaları ve konferans salonları
• Ofis ekipmanına erişim (Yazıcı, fotokopi makinesi, konferans görüşmesi araçları)

Sanal Ofisin Avantajları Nelerdir?

Sanal ofis alanı modern çalışmaya pek çok açıdan çözüm olabilir. İşletmeniz, fiziksel bir adresin güvenilirliğinin ve prestijinin tadını çıkarabilir ve çalışanlarınıza pahalı kira ödemeye gerek kalmadan ortak bir kaynak alanı sağlayabilir.

Çalışan Memnuniyeti  - Uzaktan çalışanlar daha fazla esnekliğe, daha fazla üretkenliğe, evden çalışma fırsatına, ulaşım masraflarından tasarruf etmeye ve daha iyi bir iş-yaşam dengesine sahip olur.

Profesyonel Adres -  Bu, web sitenizde ve Google işletme konumu olarak iyi görünür. Gelişen bir şehirde sanal bir iş adresiniz olabilir, ancak aynı derecede göz alıcı bir şekilde evinizdeki kanepeden çalışıyorsunuz.

Gizlilik - Serbest meslek sahibi kişiler için sanal ofis, gizlilik ve güvenlik açısından ev adresinizin gizli tutulmasını sağlayan bir zorunluluktur.

Admin Desteği – Admin desteği zaman alır. Yalnız bir girişimci için, telefon yanıtlama hizmeti önemli aramaları kaçırma riskini azaltabilir ve posta açma hizmetleri, fiziksel mektuplarınızı dijital dosyalara dönüştürür, böylece postanızı almak için seyahat etmenize gerek kalmaz. İşletmenize uygun olanı bulmak için 'posta açma hizmeti [şehir girin]' ifadesini aramanız yeterli.

Daha Az Gider - Sanal ofis için bir ücret ödeyecek olsanız da tasarruflar astronomiktir. Uzun vadeli kiralama yok ve mobilya satın almanıza, güvenlik veya temizlik personeli tutmanıza ya da kamu hizmetleri için ödeme yapmanıza gerek yok.

Sanal Ofis Seçerken Nelere Dikkat Edilmelidir?

Sanal ortama geçmeye karar vermeden önce sanal bir ofisten neye ihtiyacınız olduğunu düşünün. Başlamanıza yardımcı olması için kendinize sormanız gereken birkaç soru var.

• Sanal ofisiniz nerede olmalı? Ziyaret edebilmeniz mi gerekiyor yoksa sadece profesyonel amaçlar için mi?
• Ofis saat kaçta çalışıyor? Çoğu KOBİ ve girişimci 9'dan 5'e kadar çalışmaz, bu nedenle müşterilerinizin sizinle ne zaman iletişime geçeceğini düşünün.
• Bütçeniz nedir? Maliyetler konuma bağlı olarak önemli ölçüde değişebilir.
• Tam veya yarı zamanlı olarak sanal bir ofis alanına mı ihtiyacınız var?

Sanal ofis, ticari bir ofis alanının maliyetini karşılayamayan ancak yine de bir ofisin avantajlarından yararlanmak isteyen işletme sahipleri için harika bir çözümdür. Sanal ofisle, kapısında adınız olmayan bir ofisten ihtiyacınız olan her şeyi alacaksınız.